Od 1 stycznia 2026 r. wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która w istotny sposób zmienia zasady ustalania stażu pracy. Do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, będzie można doliczać okresy pracy zarobkowej inne niż stosunek pracy, w szczególności:
- wykonywanie umów zlecenia (umów o świadczenie usług),
- prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej,
- inne formy pracy zarobkowej wykonywane również za granicą.
Zmiana ta może znacząco wpłynąć zarówno na sytuację pracowników, jak i na obowiązki pracodawców.
Co dokładnie wchodzi w życie?
Nowe przepisy przewidują, że pracodawca będzie uwzględniał dodatkowe okresy pracy zarobkowej na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. W typowych przypadkach podstawą będą zaświadczenia wydawane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniom.
Rozwiązanie to będzie stosunkowo proste, gdy pracownik:
- prowadził działalność gospodarczą,
- wykonywał umowę zlecenia, z tytułu której podlegał ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnym.
W takich sytuacjach ZUS potwierdzi nie tylko fakt pracy, ale także jej czas trwania.
Gdzie zaczynają się problemy?
Największe ryzyka pojawiają się tam, gdzie brakuje danych w ZUS. Dotyczy to w szczególności:
- umów zlecenia wykonywanych przez uczniów i studentów do 26. roku życia (brak ubezpieczeń),
- umów zlecenia wykonywanych przed 1999 r., czyli przed wprowadzeniem indywidualnych kont ubezpieczonych,
- pracy zarobkowej wykonywanej za granicą, w formach innych niż klasyczne zatrudnienie.
W tych przypadkach ZUS nie wystawi zaświadczenia, a ciężar udowodnienia okresu pracy spoczywa na pracowniku. Przepisy nie wskazują zamkniętego katalogu dowodów – mogą to być umowy, rachunki, dokumenty podatkowe, zagraniczne zaświadczenia czy inne materiały potwierdzające wykonywanie pracy. Decyzja, czy uznać je za wystarczające, należy jednak do pracodawcy.
Ryzyka dla pracodawców
Nowelizacja przenosi na pracodawców istotną odpowiedzialność decyzyjną. To oni będą musieli:
- oceniać wiarygodność przedstawionych dokumentów,
- rozstrzygać wątpliwości dowodowe,
- podejmować decyzje mające bezpośredni wpływ na uprawnienia pracownicze i koszty pracy.
Skutki finansowe i organizacyjne
Wliczenie dodatkowych okresów do stażu pracy może oznaczać m.in.:
- szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego,
- wyższy dodatek za wieloletnią pracę,
- wcześniejsze prawo do nagrody jubileuszowej,
- obowiązek wypłaty wyrównań (w niektórych grupach zawodowych nawet z mocą wsteczną od stycznia 2026 r.).
Dla działów kadr i płac oznacza to znaczny wzrost obciążenia pracą oraz konieczność stworzenia procedur weryfikacji dokumentów.
Spory i droga sądowa
Przepisy nie przewidują jasnego mechanizmu rozstrzygania sporów w razie odmowy zaliczenia danego okresu do stażu pracy. W praktyce może to prowadzić do:
- zwiększenia liczby sporów pracowniczych,
- częstszego kierowania spraw do sądów pracy,
- konieczności sądowego ustalania stażu pracy na podstawie zeznań świadków i innych dowodów.
Jeżeli sąd przyzna rację pracownikowi, pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić sporny okres oraz wypłacić należne wyrównania.
Podsumowanie
Nowelizacja Kodeksu pracy od 2026 r. realnie rozszerza pojęcie stażu pracy i wzmacnia pozycję pracowników, ale jednocześnie tworzy istotne ryzyka dowodowe, finansowe i organizacyjne po stronie pracodawców. Brak jednoznacznych zasad dokumentowania niektórych okresów pracy może przełożyć się na wzrost liczby sporów i dodatkowe obciążenie sądów pracy. Dla pracodawców kluczowe będzie przygotowanie jasnych procedur i konsekwentne podejście do oceny przedstawianych dokumentów.
Stan prawny na dzień: 29 grudnia 2025 r.
Potrzebujesz pomocy prawnej z zakresu prawa pracy? Skontaktuj się z Kancelarią:
