Od 1 lutego 2026 r. ma rozpocząć się okres obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W przestrzeni publicznej często pojawia się przekaz, że „w pierwszym roku nie będzie kar” za błędy związane z KSeF – i co do zasady jest w tym istotne zastrzeżenie: chodzi o sankcje specyficzne dla KSeF, a nie o odpowiedzialność związaną z nieprawidłowym rozliczeniem VAT. Z perspektywy podatników to rozróżnienie jest kluczowe, bo po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF ryzyko sankcji VAT może w praktyce wzrosnąć.
Co wchodzi w życie i kiedy?
1. Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r. – faktury ustrukturyzowane staną się standardowym kanałem fakturowania.
2. Sankcje „KSeF-owe” z art. 106ni ustawy o VAT – mają zacząć obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.. To właśnie te sankcje dotyczą m.in. sytuacji wystawienia faktury poza KSeF w okresie, gdy system jest obligatoryjny. Przewidziane kary mogą być dotkliwe (powiązane z kwotą VAT na fakturze albo – przy fakturze bez VAT – z kwotą należności ogółem).
3. Sankcje VAT z art. 112b ustawy o VAT – pozostają aktualne również po 1 lutego 2026 r. i organ może je stosować tak jak dotychczas, jeżeli stwierdzi nieprawidłowości w rozliczeniach (np. zaniżenie podatku należnego lub zawyżenie zwrotu).
Dlaczego „odroczenie sankcji KSeF” nie uspokaja sytuacji?
W praktyce największe ryzyko na 2026 r. nie musi dotyczyć kar za sam „błąd KSeF”, ale konsekwencji podatkowych wykrytych szybciej dzięki KSeF. System zapewni organom podatkowym szybki dostęp do danych fakturowych, co może przełożyć się na:
- łatwiejsze typowanie podatników do kontroli,
- szybsze wykrywanie rozbieżności (np. stawki VAT, momentu rozpoznania obowiązku podatkowego, transakcji nietypowych),
- większą skłonność do sięgania po dodatkowe zobowiązanie podatkowe (sankcję VAT).
Istotne jest też to, że sankcja VAT ma charakter „ustalany” przez organ w razie stwierdzenia nieprawidłowości – co w praktyce oznacza, że spór często nie dotyczy tego, czy sankcja w ogóle jest możliwa, ale jak wysoka powinna być i czy podatnik miał realną możliwość „ucieczki” w korektę.
Jak działa sankcja VAT i kiedy można ją obniżyć?
Zasadniczo organ może ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe do 30% kwoty zaniżenia VAT albo zawyżenia VAT do zwrotu. Ustawodawca przewiduje jednak mechanizmy łagodzące, jeżeli podatnik zareaguje korektą w odpowiednim momencie:
- niższa sankcja, gdy korekta zostanie złożona szybko (w praktyce w terminach powiązanych z doręczeniem upoważnienia do kontroli albo etapem po kontroli i uwzględnieniem ustaleń organu),
- większe ryzyko pełniejszych konsekwencji, gdy podatnik nie ma przestrzeni na korektę.
„Korekta” nie zawsze będzie realną tarczą
W 2026 r. problemem może być nie tylko sama nieprawidłowość, ale tryb wszczęcia działań kontrolnych. W pewnych sytuacjach przepisy pozwalają organom działać bez uprzedniego zawiadomienia o kontroli (np. przy weryfikacji zasadności zwrotu VAT) albo rozpocząć czynności szybciej. Wtedy podatnik ma mniej czasu na uporządkowanie spraw i korekty, co zwiększa ekspozycję na sankcję VAT.
Najważniejsze ryzyka dla firm na 2026 r.
Po 1 lutego 2026 r. szczególnie ryzykowne mogą być:
- niejednolite kwalifikowanie podobnych transakcji w ramach jednej firmy (różne stawki VAT, różny moment rozliczenia, rozbieżne podejście różnych działów/księgowych),
- utrwalone „skrótowe” praktyki w rozliczeniach, które dotąd nie były wychwytywane,
- transakcje nietypowe lub o mieszanym charakterze (świadczenia złożone, refakturowania, korekty in minus/in plus),
- obszary, w których firma działa „na granicy” interpretacyjnej i nie ma dokumentacji potwierdzającej należytą staranność.
Co warto zrobić teraz – zanim KSeF stanie się obowiązkowy?
Przygotowanie do KSeF nie powinno ograniczać się do integracji technicznej. Z perspektywy ryzyk kluczowe jest:
- przegląd rozliczeń VAT i mapy ryzyk (gdzie najczęściej powstają błędy),
- ujednolicenie zasad kwalifikacji transakcji (instrukcje wewnętrzne, checklisty, wzorce opisów),
- weryfikacja najbardziej „wrażliwych” obszarów i ewentualne korekty jeszcze przed 1 lutego 2026 r.,
- zadbanie o dowody należytej staranności (procedury, uzasadnienia, w razie potrzeby wnioski o interpretacje).
Podsumowanie
Odroczenie sankcji stricte „KSeF-owych” do 1 stycznia 2027 r. daje firmom oddech w zakresie kar za błędy techniczne w fakturowaniu. Nie oznacza jednak bezpieczeństwa w VAT. Wręcz przeciwnie – obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r. może zwiększyć wykrywalność błędów, a tym samym liczbę sporów, kontroli i przypadków nakładania sankcji VAT. Dla wielu przedsiębiorców to ostatni moment, aby uporządkować rozliczenia i procesy – zanim dane z faktur zaczną pracować „w czasie rzeczywistym” na rzecz fiskusa.
Stan prawny na dzień: 29 grudnia 2025 r.
Potrzebujesz pomocy prawnej we wdrożeniu KSeF? Skontaktuj się z Kancelarią:
